Comment améliorer sa productivité au travail ? Nos 8 astuces. - Blog WITY

Comment améliorer sa productivité au travail ? Nos 8 astuces.

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Comment améliorer sa productivité au travail ? Nos 8 astuces.
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Le temps est une ressource précieuse pour les entrepreneurs. Si, au grand dam de ces derniers, les journées ne sont pas extensibles, il est possible de gagner du temps en étant plus productif. Le secret des entrepreneurs productifs n’est pas de travailler plus mais de travailler mieux.

Si vous avez lu notre TOP 10 des livres que chaque entrepreneur doit lire en 2018, vous êtes peut-être déjà à la pointe sur le sujet. Si ce n’est pas le cas, l’équipe WITY vous offre 8 astuces pour être plus productif au travail :

1) Être bien organisé

Savez-vous qu’il est préférable de commencer sa journée par les tâches les plus compliquées ? C’est à ce moment-là que votre concentration est la meilleure. Au contraire, en fin de journée, vous aurez tendance à être fatigué et donc moins productif. Profitez du calme matinal pour organiser votre journée. Planifiez-là en pensant à vous bloquer des moments où vous ne serez pas dérangé. L’interruption est l’ennemie de la productivité. N’hésitez donc pas à vous isoler lorsqu’une tâche nécessite un maximum de concentration.

Votre capacité de concentration est limitée, mettez toutes les chances de votre côté. Planifiez votre journée précisément. Morcelez vos grandes tâches en sous-tâches. Usez et abusez des outils à votre disposition comme les « to do list » (on vous conseille todoist, any.do ou wunderlist) même si un cahier et un stylo feront l’affaire.

2) Faire des pauses régulières

Quelle est la répartition idéale temps de travail/pause ? Selon la société Draugiem Group, les personnes les plus productives ont des séquences de travail de 52 minutes en moyenne suivies de 17 minutes de pause. S’il est impossible de trouver un consensus sur la fréquence travail/pause idéale, les vertus d’une coupure dans votre travail ne sont plus à démontrer.

Faire une pause permet à votre cerveau de déconnecter et de se reposer pour être à nouveau totalement concentré sur une nouvelle tâche. Et oui… Vous serez plus productif en travaillant 3 fois 50 minutes avec 10 minutes de pause qu’en travaillant 3 heures de suite.

La sieste au travail, même si c’est une pratique taboue en France, est très développée en Asie ou dans des entreprises comme Google ou Nike. Une « micro-sieste » de 20 minutes aura un impact positif sur votre productivité.

3) Avoir une bonne hygiène de vie

Le sommeil, le sport et ce que vous mangez contribuent à votre productivité. Il est important de bien dormir pour être en forme pour sa journée de travail. Il est également important de manger sainement, rappelez-vous de cette pizza quatre fromages qui vous a fait piquer du nez en début d’après-midi. Mangez équilibré et varié à défaut de manger 5 fruits et légumes par jour, vous ressentirez les effets sur votre productivité immédiatement.

Le sport est un excellent moyen pour décompresser et se défouler. Tôt le matin ou après le boulot, il fera un bien fou à votre corps et améliorera considérablement votre productivité. C’est aussi l’occasion de ne pas s’éterniser au bureau. Programmez une séance de sport à 19h vous empêchera de rester jusqu’à 22h au bureau.

4) Dire stop aux notifications

Si l’interruption est l’ennemie de la productivité, le grand méchant loup des interruptions est sans conteste le smartphone. Selon une étude menée par Deloitte en 2017, les français consultent en moyenne 26,6 fois leur téléphone chaque jour, y compris au travail. Qui n’a jamais regardé son téléphone en voyant l’écran s’allumer suite à une notification. Nos conseils pour ne plus être interrompu par les notifications incessantes :

  • Supprimez les notifications inutiles, vous n’avez pas besoin de recevoir des notifications de 10 médias différents qui vous annonceront la même nouvelle.
  • Mettez votre portable en silencieux (ceci est valable pour votre productivité et également pour votre survie en open space).
  • Désactivez les applications gourmandes en notifications (Messenger, WhatsApp, Facebook, Twitter…)

Les emails professionnels sont aussi un fléau pour votre productivité. Cessez de consulter vos emails 15 fois par jour. Prévoyez deux moments dans votre journée (fin de matinée et fin de journée) pour consulter/répondre à vos mails – quatre moments si vous êtes quelqu’un de demandé. S’il y a réellement urgence, un appel ou un slack permettront de vous prévenir.

Enfin, privilégiez la communication asynchrone à la communication synchrone.

  • La communication asynchrone concerne un message qui peut être envoyé et traité à tout moment (un email, sms)
  • La communication synchrone correspond aux échanges immédiats en face à face, au téléphone ou par chat.

La communication synchrone vous fera très souvent perdre du temps, le débit de la voix parlée est 2 fois plus lent que la lecture (150 mots par minutes contre 300 à la lecture) et les formules de politesse prennent plus de temps à l’oral. De plus, la plupart de vos interactions ne nécessitent pas une réponse immédiate et peuvent être remplacées par un mail qui n’interrompra votre collègue.

Privilégier la communication asynchrone permet donc de ne pas être interrompu, de laisser le temps à votre interlocuteur de réfléchir avant de vous répondre. En clair, cela participe à votre productivité. Attention, nous ne vous conseillons pas de ne plus parler à vos collègues ou collaborateurs.

5) Eviter les réunions (où il y a trop de participants)

Faisons un calcul simple. Une réunion d’une heure avec 10 participants, ce sont 600 minutes de travail qui s’envolent. Les 10 participants sont-ils utiles ? Dans la majorité des cas : non. Le nombre idéal de participant à une réunions est 4. Vous pensez que le message passera mieux s’il y a plus de participants ? C’est encore une idée reçue. Laissez le soin aux membres de la réunion de transmettre les informations à leurs équipes.

Le contenu de la réunion est également important. Le temps de chacun est précieux et gardez en tête le sujet de la réunion pour n’aborder que les sujets qui concernent la plupart des participants.

6) Savoir déléguer

« Cela ne fait aucun sens d’embaucher des gens intelligents puis de leur dire ce qu’ils doivent faire.

Nous enrôlons des gens intelligents afin qu’ils nous disent ce que nous devons faire »

Que vous voyez dirigeant ou manager, vous ne pouvez pas tout faire. Si vous avez embauché de nouveaux collaborateurs c’est justement pour qu’ils puissent vous suppléer sur certaines tâches. Vous gagnerez du temps à déléguer à la bonne personne. Cela ne vous empêchera pas de remplir votre rôle de manager, votre salarié/collègue gagnera en responsabilité et vous en productivité.

7) Se fixer des objectifs/deadlines

Quelle satisfaction d’atteindre ses objectifs ! Osez mettre à l’écrit, dans votre agenda ou votre « to do list » vos tâches du jour comme « terminer la présentation client », « relancer mes fournisseurs » ou « contacter 20 nouveaux prospects ». En les écrivant, vous vous responsabilisez devant cette tâche. C’est le même principe que d’annoncer à ses amis que vous allez arrêter de fumer, en communiquant sur l’objectif vous vous engagez à l’effectuer et vous aurez plus de chance de le faire dans les délais impartis.

8) Faire de la technologie son alliée

Vous avez la chance de pouvoir vous appuyer sur de nombreux outils pour améliorer votre productivité. Ci-dessous une liste non-exhaustive :

  • Rescue Time pour voir combien de temps vous passez sur différents sites : Facebook, Outlook, Trello, Slack, etc.
  • Calendly pour éviter les trop nombreux échanges de mail pour convenir d’un rendez-vous.
  • StayFocusd pour limiter le temps passé sur certains sites comme les réseaux sociaux.
  • Zapier pour automatiser un grand nombre de tâches, partez du principe que chaque tâche chronophage peut être automatisée. Zapier va devenir votre meilleur ami.
  • Dashlane pour ne pas avoir à taper vos mots de passe à chaque connexion.
  • Et aussi : apprenez les raccourcis Excel, usez des formulaires préremplis avec Google, entraînez-vous à écrire plus vite sur votre clavier avec 10Fastfingers

 

Vous savez maintenant ce qu’il vous reste à faire pour être plus productif. Chez WITY, nous connaissons un autre moyen pour vous faire gagner du temps : passez à la comptabilité en ligne.

La comptabilité en ligne avec WITY c’est une comptabilité automatisée, un outil d’édition de devis et facture à votre disposition, un espace client regroupant l’ensemble de vos KPI et si vous avez besoin un comptable dédié est joignable à tout moment.

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