Comment organiser sa comptabilité ?
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Comment organiser sa comptabilité ?
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La comptabilité, obligatoire pour toute entreprise, a parfois mauvaise presse. Les chefs d’entreprise sont réticents à s’y plonger, et la tenue des comptes prend des allures de casse-tête. Pourtant, rien de laborieux ni de rebutant dans la comptabilité. Au contraire : une bonne comptabilitérésultat d’une organisation claire, permet d’évaluer la santé financière de l’entreprise à tout moment, de façon efficace, et de prendre des décisions stratégiques. 

Pourquoi et comment organiser sa comptabilité ? À quelles obligations l’entrepreneur est-il tenu ? Quels documents faut-il produire et selon quel échéancier ? Dans quels cas est-il pertinent de faire appel à un expert-comptable ?  

Chez WITY, expert-comptable en ligne, nous maîtrisons parfaitement le sujet. Avec cet article, vous devriez disposer des outils nécessaires pour gérer votre comptabilité de façon claire et efficiente.  

La comptabilité, au service de votre activité et obligation légale 

L’organisation comptable est une nécessité pour le suivi financier de toute entreprise et au regard de la loi.   

Outil d’évaluation de la santé financière et d’aide à la décision 

On distingue deux sortes de comptabilité. La comptabilité générale correspond à l’activité quotidienne de réception, de saisie et classement des documents comptables. Elle permet de mesurer en temps réel et de façon continue la situation de l’entreprise. Elle conduit à produire des comptes annuels à la clôture de l’exercice. Ceux-ci rassemblent un compte de résultat (entrées et sorties), un bilan comptable (état du patrimoine) et une annexe (informations permettant d’analyser le bilan et le compte de résultat) selon les cas.  

La comptabilité de gestion permet d’analyser l’évolution financière de l’entreprise et de comparer ses performances avec celles d’autres entreprises.  Outil de décision, elle permet d’opérer des choix stratégiques pour assurer la croissance de l’activité. 

Des principes comptables encadrés par la loi  

L’organisation de la comptabilité est strictement encadrée par la loi. Il convient de respecter plusieurs principes comptables. L’article L 123-14 du Code du Commerce stipule que : « Les comptes annuels doivent être régulierssincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise ».  

Les dirigeants doivent remettre leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Ceux-ci sont rendus publics. Il est à noter que les auto-entrepreneurs et chefs de petites entreprises, sous certaines conditions, peuvent demander la confidentialité.   

En cas de comptabilité irrégulière, les entreprises risquent une taxation. Des sanctions peuvent être appliquées jusqu’à 500 000 euros, voire le délit de banqueroute pour omission de passation d’écriture. Le défaut de comptabilité est un défaut de gestion. Des majorations sont appliquées en cas de retard. La présentation d’un bilan inexact constitue un délit, pouvant être punis de 5 ans de prison. 

Convaincu de l’importance d’organiser de votre comptabilité ? Voici vos obligations en la matière, en fonction de votre situation.  

Vos obligations selon le statut et la taille de l’entreprise 

Vos obligations comptables sont plus ou moins conséquentes, selon votre statut et votre activité.  

L’auto-entrepreneur, une comptabilité light 

La comptabilité de l’auto-entrepreneur est légère. Il doit tenir un livre de recettes dans lequel opérations sont consignées au jour le jour et chronologiquement. La tenue du livre des achats incombe aux entrepreneurs ayant une activité de revente de marchandises, de fournitures, de prestations d’hébergement. Pour ces livres, on peut utiliser un support papierdématérialisé (un fichier Excel par exemple), ou un logiciel comptable 

L’auto-autrepreneur est tenu d’émettre des factures lors de chaque vente ou prestation et de les conserver pendant dix ans. Plusieurs mentions obligatoires doivent y figurer, en particulier la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour beaucoup d’auto-entrepreneurs. Il est à noter, depuis la réforme entrée en vigueur le 1er janvier 2018, que si le chiffre d’affaire dépasse un certain seuil (82 800 euros pour les activités de vente ou de fourniture de logement, 33 200 euros pour les autres entreprises de services), l’auto-entrepreneur devra, comme les autres statuts, collecter la TVA et utiliser un logiciel de comptabilité 

Enfin, l’auto-entrepreneur doit ouvrir pour ses transactions financières un compte en banque séparé de son compte personnel.  

Le régime de déclaration contrôlée, une comptabilité facilitée  

Les entreprises relevant des bénéfices non commerciaux (BNCpeuvent opter pour ce régime et y sont soumis lorsque leur chiffre dépasse 70 000 euros. Ils doivent tenir une comptabilité complète, avec possibilité de déduire leurs frais. La tenue d’un registre des immobilisations et des amortissements est obligatoire. Un compte de résultat fiscal doit être établi, avec des obligations déclaratives simplifiées (trois déclarations à remplir). 

L’entreprise au régime simplifié, une comptabilité simplifiée 

La comptabilité simplifiée concerne les entreprises relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou imposées à l’impôt sur les sociétés. Pour bénéficier de ce régime, le chiffre d’affaires doit être inférieur à : 

  • 788 000 euros pour les activités de vente ou de fourniture de logement  
  • 238 000 euros pour des activités de prestation de services 

Les dirigeants sont tenus d’avoir une comptabilité de trésorerie (encaissements et décaissements). Les créances et les dettes sont constatées en fin d’exercice.  L’inventaire des actifs et passifs doit être effectué une fois par an. L’entreprise au régime simplifié présente un compte des résultats simplifiés. Elle est dispensée d’annexe si elle ne dépasse pas une certaine envergure. 

L’entreprise au régime réel normal d’imposition  

Dans le régime normal, le chef d’entreprise dispose d’une comptabilité d’engagement (créances et dettes) tout au long de l’exercice, d’un livre-journal et d’un grand-livre. Il réalise un inventaire des actifs et passifs une fois par an. 

Concernant les comptes annuels, les entreprises présentent leur bilan, compte de résultats et annexe, de façon intégrale si elles dépassent deux des seuils suivants : 

  • 8 millions d’euros de chiffre d’affaires  
  • 4 millions d’euros de bilan 
  • 50 salariés 

Les dirigeants ont obligation de nommer un commissaire aux comptes s’ils ont créé une SA (société anonyme) ou une SCA (société en commandite par action), et lorsque certains seuils financiers et de nombre de salariés sont dépassés pour les autres formes d’entreprise comme les EURL, les SARL et les SAS.  

À présent que vous savez quelles obligations vous reviennent, est-il plus judicieux de gérer sa comptabilité en interne ou d’externaliser ? 

Organiser votre comptabilité en interne ou externaliser 

La gestion interne de la comptabilité permet d’avoir la maîtrise du processus et d’accéder rapidement aux informations. Dans le cas d’un service comptable structuré, il y a un gain d’efficacité et de fiabilité dans la mesure où le système comptable est intégré au système d’information. Attention, l’activité comptable peut être chronophage si elle est assumée par le dirigeant lui-même. En outre, si l’on se passe des services d’un expert, il y a un risque de faire erreur ou d’être en décalage par rapport aux obligations légales. 

Dans le cas d’une gestion externalisée, le processus est sécurisé. L’expert-comptable s’assure que l’entreprise est à jour dans ses obligations fiscales et prodigue ses conseils en matière de comptabilité. Cette option est évidemment plus onéreuse 

L’auto-entrepreneur, maître de sa comptabilité 

En général, l’auto-entrepreneur peut prendre en charge seul sa comptabilité. Il tient ainsi à jour le livre des recettes, le cas échéant le livre des achats, et déclare chaque mois (ou chaque trimestre) son chiffre d’affaires.  Si l’auto-entrepreneur est assujetti à la TVA, le conseil d’un expert-comptable pourra lui être utile.  

Le chef de petite entreprise, délégateur d’une partie de sa comptabilité 

Il peut être intéressant, pour le chef d’une petite entreprise, de gérer en interne des opérations courantes de comptabilité. Pour les opérations techniques, il pourra appel à un expert-comptable, qui prendra en charge les comptes annuels, les déclarations fiscales, etc. afin de ne pas y perdre de temps et d’être certain d’être en règle avec ses obligations. 

Les moyennes et grandes entreprises, bénéficiant d’un service interne dédié 

Dans les sociétés ayant une certaine envergure, l’intégralité de la comptabilité est souvent prise en charge par un service dédié, composée de spécialistes. C’est d’ailleurs aux services conjoints des experts comptables et des avocats fiscalistes qu’ont souvent recours ces entreprises pour le suivi de contentieux, la gestion commerciale et la prévention des risques.   

 

Nous espérons vous avoir aidé à mieux comprendre vos obligations comptables et à vous organiser en fonction de votre activité. Si vous souhaitez faire le point sur votre situation, ou être accompagné dans vos démarches comptables, nos experts WITY sont disponibles.

 

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