Si ouvrir un e-commerce semble être une bonne idée par les temps qui courent, il y a des règles à respecter, et notamment en matière de comptabilité. Zoom sur ces différentes obligations comptables et leurs échéances.

Pourquoi tenir la comptabilité d’un e-commerce ?

Finalement, un e-commerce n’est ni plus ni moins qu’une entreprise commerciale… Dont l’activité s’effectue en ligne ! Par conséquent, l’article L123-12 du Code de commerce, qui définit les obligations comptables auxquelles doivent se plier les entreprises commerciales, s’applique autant aux entreprises commerciales classiques qu’aux e-commerces.

Dans cet article L123-12, il est indiqué que « toute personne ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise », mais aussi que « des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire » doivent être établis, qui constituent une liasse fiscale dans laquelle figurent le bilan, le compte de résultat et une annexe.

Vous l’aurez compris : à la question « pourquoi tenir sa comptabilité ? » quand on ouvre un e-commerce, la réponse est donc… Parce que c’est une obligation légale, tout simplement ! En outre, établir sa comptabilité permet aussi de suivre son activité, de faire des bilans et de projeter son entreprise dans l’avenir. Finalement, les obligations ont du bon.

E-commerce : en quoi consistent les obligations comptables ?

Comme évoqué ci-dessus, une entreprise commerciale doit enregistrer chronologiquement les mouvements du patrimoine de l’entreprise, à savoir ses entrées (les ventes qu’elle conclut) et ses sorties d’argent (les achats auxquels elle procède afin de conclure lesdites ventes), mais ce n’est pas tout.

Elle doit également procéder à un inventaire des éléments actifs et passifs qui composent le patrimoine de l’entreprise, et ce au moins une fois par an à la date de clôture de l’exercice. C’est précisément cet inventaire, auquel s’ajoute l’enregistrement comptable, qui permet d’établir les comptes annuels. Dans ces comptes annuels, comme cité plus tôt, on retrouve systématiquement :

• le bilan, sur lequel figure les actifs et les passifs de l’entreprise, ainsi que ses capitaux propres ;
• mais aussi le compte de résultats qui réunit les produits et les charges de l’entreprise, et permet aussi de mesurer le bénéfice ou la perte de l’exercice une fois les amortissements et provisions déduits ;
• et enfin l’annexe, dont le contenu varie selon la taille de l’entreprise puisqu’elle comprend alors un nombre plus ou moins important de mentions obligatoires.

Les pièces comptables obligatoires, si elles peuvent désormais se présenter au format électronique  – auquel cas elles doivent impérativement être identifiées et datées – comme au format papier, sont quant à elles les suivantes :

• le livre-journal, qui désigne l’enregistrement chronologique opération après opération des mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise ;
• le Grand-livre qui réunit de son côté tous les comptes et sur lequel apparaissent évidemment les écritures du livre-journal. Attention : toutes ces pièces comptables doivent être conservées au moins 10 ans après la clôture de l’exercice qu’elles concernent.

Par ailleurs, une entreprise commerciale a également l’obligation d’avoir un compte bancaire ouvert au sein d’un établissement de crédit ou dans un bureau de chèque postaux. Dans le cas où elle est constitué sous forme de société, elle doit aussi déposer ses comptes annuels auprès du greffe du tribunal du commerce dont il dépend – la liste des greffes étant à retrouver ici.

Choisir un logiciel de comptabilité pour l’ e-commerce

C’est un point qui paraît clair : à moins que l’on n’effectue qu’un très petit nombre de ventes, on a besoin d’un cadre pour sa comptabilité afin de respecter ces obligations légales. À cet effet, il existe de nombreux logiciels de comptabilité, qui permettent de tenir sa comptabilité simplement.

Pour choisir le bon, il est important de s’assurer que le logiciel que l’on envisage d’utiliser intègre les spécificités de l’e-commerce – il faut qu’il puisse gérer l’annulation des commandes et la génération d’avoirs ou de bons d’achat, mais aussi les acomptes en fin d’exercice et les ventes à l’export.

Zoom sur la facturation pour un e-commerce

Si la facturation n’est pas toujours obligatoire pour les entreprises commerciales, elle l’est néanmoins dans certains cas, et systématiquement quand ladite entreprise est un e-commerce. Quand c’est le cas, chaque vente ou achat de marchandise doit être accompagné d’une facture, qui justifie de l’activité de vente en ligne.

À chaque paiement doit donc être associé cette fameuse facture, qui doit être délivrée une fois le bien livré – ou, comme c’est généralement le cas, à la suite du paiement. De la même manière, tous les achats réalisés auprès de fournisseurs doivent également être justifiés d’une facture, sans quoi ils sont tout simplement illégaux.

Comment émettre des factures en e-commerce ?

La bonne nouvelle, c’est que la plupart des sites d’e-commerce intègrent dans leur solution – souvent via des modules ou des extensions – la production de bons de livraison et de factures électroniques. En revanche, ces documents doivent ensuite être ajoutés à la comptabilité puisqu’il est nécessaire de justifier toute rentrée ou sortie d’argent dans le cadre de l’enregistrement comptable. Et puisqu’il faut forcément une mauvaise nouvelle, rares sont les solutions qui permettent de connecter logiciels de facturation et de comptabilité ensemble…

Pour pallier à ce problème, il est toujours possible d’utiliser un outil de gestion d’affaire, précisément destiné à intégrer les factures émises au titre de l’activité d’e-commerçant à sa comptabilité. Conçus pour pouvoir importer un grand nombre de factures, ces outils ont l’avantage d’éviter les ressaisies, et de faire gagner beaucoup de temps aux professionnels qui les utilisent…

Forcément, dès que l’on atteint un important volume de vente, on traite également un important volume de factures ! Pour automatiser l’importation des factures, les logiciels de gestion d’affaires se basent généralement sur les emails du vendeur, mais peuvent aussi les récupérer depuis les extranets des fournisseurs ou des API comme celle de Google Drive… Au professionnel de voir comment cette importation peut fonctionner avec les outils dont il dispose.

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