S’il apparaît aujourd’hui comme évident pour toute entreprise, petite ou grande, d’être équipée d’un logiciel de comptabilité, la technologie SAAS (Software as a service) a démocratisé l’équipement logiciel en rendant accessible encore plus de solutions pour améliorer la gestion commerciale et administrative globale. Avec des données disponibles depuis n’importe quel appareil en temps réel, les bénéfices sont immédiats tant du point de vue de la productivité que de la sécurité. L’investissement est moindre pour une flexibilité totale dans un monde où près de 100% des entreprises ont accès à Internet.

Les nombreux avantages du SAAS encouragent les entreprises à s’équiper d’outils considérés de plus en plus comme stratégiques pour le bon fonctionnement de leur activité, gage également d’une performance globale ainsi qu’un maintien de leur compétitivité. À mesure que le marché du cloud évolue et progresse, les entreprises profitent des évolutions croissantes à leur portée pour répondre à ce besoin quotidien de simplicité dans leur gestion. De l’édition d’un devis jusqu’à la livraison de commandes, il est aujourd’hui possible de suivre et piloter le processus de vente dans un système d’informations complet, intégré et à moindre coût.

Construire un système d’information qui intègre la comptabilité de votre entreprise

Le SAAS est une solution économique indéniable pour la TPE ou la PME qui cherche à structurer et organiser son système d’informations. La TPE ou l’entrepreneur individuel n’aura pas la nécessité d’investir dans une informatique complexe, voire aucun coût lié à la maintenance. La PME quant à elle, pour peu qu’elle soit en multisites, réduira forcément les coûts liés au fonctionnement. Si l’investissement est limité, il faut bien choisir ses logiciels car le modèle du SAAS réside dans une offre standardisée voire mutualisée. Il s’agit donc de rester vigilant pour éviter les coûts “cachés” liés à une éventuelle adaptation du logiciel à vos processus et habitudes de travail. Le CRM (Customer Relationship Management) n’est plus réservé qu’aux grandes entreprises et choisir le bon logiciel pour la gestion commerciale est plus une question d’intégration que de prix.

Le CRM arrive en 5ème position du type de logiciel indispensable en entreprise, la comptabilité restant en première position. Et pourtant, si l’on aborde les fonctionnalités de l’un comme de l’autre, il apparaît de plus en plus évident qu’elles se rejoignent. Car le besoin se focalise sur une facilité à pouvoir suivre et piloter les commandes et achats de l’entreprise. La meilleure solution sera celle qui vous apportera le plus de flexibilité au quotidien et saura accompagner l’évolution future de votre entreprise.

Faciliter la gestion commerciale d’une entreprise même la plus petite

Le CRM n’est plus réservé qu’aux grandes entreprise. La TPE / PME qui choisit de s’équiper d’un CRM cherche en premier lieu à simplifier et faciliter le quotidien de sa gestion commerciale. Par des fonctionnalités qui permettent de gagner du temps à chaque étape du processus pour un suivi global des commandes clients et des achats fournisseurs. La priorité est donc donnée à l’administration des ventes pour gagner en productivité. Que la comptabilité soit gérée tout ou partie en interne, le CRM doit être adapté à l’activité et à la taille de l’entreprise. De la TPE à la Grande entreprise, le besoin ne sera pas le même. De la tenue d’une comptabilité simplifiée en lien avec l’expert comptable à l’établissement des comptes annuels, il existe aujourd’hui une gamme très large de logiciels CRM pouvant se coupler au logiciel comptable et couvrir ainsi le processus complet de gestion commerciale. Si certaines activités nécessitent d’avoir recours à des solutions comptables spécifiques, le CRM devra tout autant être adapté au métier de l’entreprise. Dans tous les cas, coupler sa comptabilité à un logiciel de gestion commerciale, va permettre à l’entreprise (surtout dans le négoce) de gérer son processus commercial en parallèle de sa comptabilité.

Couvrir le processus commercial en lien avec sa comptabilité

Si l’activité de l’entreprise nécessite d’utiliser un logiciel de gestion commerciale type CRM, elle a bien évidemment intérêt à choisir celui qui s’interface avec son logiciel de comptabilité pour les besoins standards tels que l’édition des devis, la facturation, le suivi des propositions commerciales, la relance des factures et le recouvrement. Ce sont ces fonctionnalités principalement qui sont chronophages, surtout à l’échelle d’une TPE.

D’une manière générale, la comptabilité couplée au CRM va permettre :

• de gérer tous les documents commerciaux de ventes et d’achats (clients et fournisseurs)
• un suivi global de vos commandes (suivi du chiffre d’affaires annuel, CA par produit, CA par mois…)
• la relance de factures
• la gestion de contrats et de commandes récurrentes
• un suivi complet de l’édition d’un devis jusqu’à la livraison et décrémentation du stock
• la relance des impayés

En automatisant une partie de ses actions commerciales récurrentes, l’entreprise réduit ses coûts de fonctionnement et gagne un temps considérable à chaque étape du processus. Il est donc indispensable, avant de choisir son CRM, de lister précisément les besoins fonctionnels à satisfaire afin d’identifier le logiciel qui répondra au mieux à l’activité de l’entreprise. Le SAAS offre une réelle opportunité d’innovation et d’optimisation financière pour la TPE / PME car le couplage d’un logiciel CRM simplifié à un outil de facturation en ligne fluidifie la gestion commerciale de l’entreprise et la collaboration avec l’expert comptable.