Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?
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Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?

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Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?
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Le Code Général des impôts (CGI) oblige les entreprises à conserver les documents comptables, fiscaux, sociaux et commerciaux pendant un certain nombre d’année après leur production. Cette durée varie selon la nature des pièces. Effectivement, la question de la durée de conservation des documents revient souvent parmi nos clients. Aujourd’hui, nous allons donc vous détailler la durée de conservation pour chaque type de document dont voici un résumé :

 

Type de documents Durée de conservation
Documents comptables 10 ans
Documents fiscaux 6 ans
Documents sociaux Entre 3 et 5 ans
Documents commerciaux et civils Entre 2 et 10 ans

 

Documents comptables

Les documents comptables doivent être conservés au minimum 10 ans. Cependant, plusieurs différences subsistent au niveau de la date à partir duquel le délai de conservation court. Pour les livres comptables comme le livre journal et le grand livre, le délai de conservation commence à courir à la clôture du livre. Pour les documents comptables concernant les comptes annuels comme le bilan, le compte de résultats et les annexes, le délai commence à courir à compter de la date de clôture de l’exercice.

Documents fiscaux

Les documents fiscaux concernant l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les BNC, les BA, les BIC, les impôts directs locaux, les taxes sur le chiffre d’affaires et la cotisation foncière des entreprises doivent être conservés pendant 6 ans.

Documents sociaux

La durée de conservation des documents sociaux va de 3 à 5 ans selon le type de document :

  • 3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales, à la taxe sur les salaires et à la comptabilisation des jours de travail des salariés. Les rapports du conseil d’administration ou du gérant ainsi que le rapport des commissaires aux comptes doivent également être conservés pour les 3 derniers exercices.
  • 5 ans pour les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, solde de tout compte et régime de retraite. Enfin, les mise en demeure ou observation de l’inspection du travail doivent être conservés 5 ans.
  • 10 ans pour les documents concernant les accidents du travail. Cette durée d’une décennie correspond à la prescription de l’action en responsabilité civile de la victime.

Documents commerciaux et civils

Les documents civils et commerciaux doivent être conservés pendant 2, 3, 5, 10 ans.

  • 2 ans pour les polices d’assurance (à partir de la résiliation du contrat) et pour la garantie pour les biens ou services fournis au consommateur.
  • 3 ans pour les déclarations en douane.
  • 5 ans pour les documents de transport de marchandises et les contrats ou conclus dans le cadre d’une relation commerciale.
  • 10 ans pour les contrats conclus par voie électronique d’une valeur supérieure à 120 €.

Enfin, nous aurions pu ajouter dans cette liste les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers qui ont pour obligation d’être conservés pendant 30 ans.

Quelles sanctions risque-t-on en cas de non conservation des documents ?

L’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de 5000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits ».

De plus, les sanctions sont beaucoup plus lourdes pour le faux et usage de faux ou la fraude fiscale. Effectivement, les peines encourues vont respectivement de 3 années d’emprisonnement et 45000 d’amende à 37500 euros et 5 années d’emprisonnement.

Pour rappel, les documents comptables, fiscaux, sociaux, civils et commerciaux peuvent servir de preuve devant la justice lors de litiges. En tant qu’expert-comptable, nous ne pouvons que vous recommander de conserver l’ensemble de vos documents.

 

Vous avez des questions concernant les documents évoqués ci-dessus ? Vous avez besoin d’aide pour gérer votre comptabilité ou tout simplement besoin d’un expert-comptable ? Nos conseillers se tiennent à votre disposition. Pour les contacter, c’est simple :

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