Éditer un bulletin de paie, c’est un peu une corvée pour bon nombre d’employeurs… Pourtant, remettre un bulletin de paie à son salarié est une obligation que la loi impose à l’employeur. A l’heure de la dématérialisation croissante des moyens de communication, le bulletin n’échappe pas à cette évolution. Le législateur a profité de la loi travail promulguée le 8 août 2016 pour faire évoluer les relations employeur-salarié en facilitant la dématérialisation du bulletin de paie !

1. Le bulletin de paie dématérialisé : De l’exception à la norme

Jusqu’à présent le bulletin de paie pouvait être remis sous la forme papier (par courrier ou en mains propres) ou transmis par voie électronique. Pour que l’employeur puisse remettre au salarié ce dernier par voie électronique, il devait au préalable recueillir l’accord de ce dernier.

Rares étaient les entreprises à remettre leurs bulletins de paie de manière électronique.

La loi Travail portée par Myriam El Khomri a assoupli le dispositif pour l’employeur puisque désormais l’employeur n’a plus à demander l’accord du salarié pour lui envoyer son bulletin de paie sous la forme électronique. 

2. Droits et obligations de l’employeur et de son salarié

Plus qu’une révolution, l’adoption du bulletin de paie dématérialisée est une évolution.

En effet, le bulletin de paie dématérialisée, sous forme électronique, demeure une option pour l’employeur. Il peut choisir d’y recourir ou non et ce à la date de son choix (ex : en début d’année ou en cours d’année). Le salarié ne peut contraindre son employeur à adopter le format dématérialisé.

De la même manière, le salarié est libre de refuser de se voir imposer la dématérialisation de son bulletin de paie et cela sans condition de délai, avant ou après la première émission de ce dernier électronique. Il peut informer son employeur de son opposition par tout moyen.

Dans ce cas, l’employeur devra tenir compte du refus de son salarié dans les meilleurs délais ou, au plus tard, trois mois après la notification.

3. L’archivage du bulletin de paie : La sécurité avant tout

Le législateur a anticipé les éventuels problèmes que pourraient générer la dématérialisation, notamment en terme de conservation et d’archivage.

Il a ainsi imposé une garantie de pérennité et de disponibilité de ce document.

Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité prévoit que le bulletin devra être disponible pendant une durée de 50 ans ou qu’il devra le rester jusqu’au 75ème anniversaire du salarié.

Il prévoit par ailleurs que le salarié puisse également, facilement et à tout moment, récupérer l’intégralité de ses bulletins de paie dématérialisés. Pour cela, le décret prévoit la mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés du salarié directement sur le site de son Compte Personnel d’Activité (CPA).

En cas de fermeture du service de gestion de la paie (prestataire externe à l’entreprise ou par l’entreprise elle-même), les utilisateurs salariés doivent être avertis au moins trois mois avant la date de fermeture pour qu’ils puissent récupérer leurs bulletins stockés.

Nul doute que cette évolution fera l’objet de tracas pour certains salariés et cela en dépit de la simplicité qu’elle apporte !

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