Pour réussir un projet et atteindre vos objectifs, les clefs de la réussite sont souvent les mêmes : un bon management, un bon outil de gestion et bien sûr, les ressources adéquates. En effet, pour une bonne organisation, il faut un chef de projet compétent capable d’être un leader et la possibilité pour celui-ci d’être accompagné d’une équipe de travail autonome et complémentaire. Cela dit, différents points sont à aborder avant de démarrer un projet.

Pour commencer un projet sous les meilleurs auspices, il est indispensable d’avoir en amont analysé les besoins, mais aussi avoir établi un planning. Un bon planning et une équipe compétente permettront de gérer les étapes clés du projet et d’assurer son déroulement avec succès.

Zoom sur les 6 étapes incontournables à suivre pour réussir votre gestion de projet et ainsi atteindre vos objectifs :

1. Définir les objectifs

Pour définir un bon plan d’action et être sûr d’aller dans le bon sens, il faut commencer par définir clairement les objectifs de son projet en se posant les bonnes questions en amont :  Pourquoi, Quoi, Comment, Qui et Quand ?

En effet, travailler en mode projet demande la réalisation de différents objectifs et c’est justement la réalisation de toutes ces tâches qui permettront de concrétiser le projet. D’où l’intérêt de structurer un planning et d’avoir une ligne directrice à suivre, du commencement à l’accomplissement du projet. Cela permet de minimiser les risques et les imprévus ; comme les dépassements budgétaires, les retards, les incompréhensions et incohérences dans les réalisations des différents membres qui composent l’équipe projet.

2. Définir les différentes étapes

Un projet c’est plusieurs étapes consécutives ou parallèles. Chacune a son importance et elles sont toutes interdépendantes dans la réussite du projet. Dans la gestion de projet, l’humain est primordial ; le nombre (plus ou moins) important d’intervenants demande un plan d’action solide et précis où à chaque étape sont mentionnées les parties prenantes.  Définir clairement le rôle de chacun va permettre à l’équipe de savoir vers où et vers quoi elle se dirige. De plus, il est vital de bien définir les missions des différents collaborateurs leur ordre pour éviter tous types d’aléas et faciliter la collaboration.

3. Planifier les ressources

Le chef de projet doit être vigilant et savoir attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes, car chaque collaborateur a des points forts et des points faibles. Il doit donc savoir faire comprendre à chacun son importance dans la réussite collective. Il faut également avoir conscience que les ressources ne sont pas seulement humaines, mais aussi matérielles et financières. En effet, les bons outils favorisent un travail collaboratif efficace. Un bon logiciel de gestion de projet, par exemple, permettra de gagner en efficacité grâce à l’automatisation des processus ; de suivre l’avancée du projet, mais aussi de contrôler et gérer les budgets en temps réel.

4. Planifier le projet

Tout l’enjeu de terminer un projet dans les délais est la planification et la gestion du temps. Pour pouvoir gérer les délais, il existe différents outils informatiques qui vous aident à savoir rapidement où en est le projet, ce qui a été fait et ce qui reste à faire. Étant donné que de nombreuses tâches ne peuvent être réalisées que lorsque les précédentes sont terminées, il est primordial d’avoir en permanence la possibilité de suivre l’avancée de chaque tâche en temps réel. Les bons outils de gestion de projet vous aident justement à planifier, distribuer les tâches et réajuster votre plan d’action à tout moment pour optimiser les performances.

5. Suivre le projet

Aujourd’hui, il est devenu très simple de suivre un projet grâce aux outils digitaux. Ceux-ci apportent énormément grâce à leurs informations en temps réel. Il est possible pour un chef de projet de vérifier où en est son projet en jetant un simple coup d’œil sur son tableau de bord. De plus, grâce aux étapes précédentes de planification, le suivi du projet est simplifié. En effet, avec un planning bien structuré, le chef de projet a une vision claire sur ce qui est à faire et/ou ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire. Ainsi, il est plus simple d’anticiper tous types de changement sur le planning ou les ressources et de réajuster les tâches si nécessaires.

6. Partager les résultats

À chaque étape du projet, il est nécessaire de partager les résultats avec les membres de votre équipe afin de les tenir informés sur le travail qu’ils ont réalisé. Que le résultat soit bon ou mauvais, une analyse de celui-ci permettra à l’équipe de s’améliorer. En effet, mettre un doigt sur ce qui va (ou non) permet à chacun d’évaluer l’importance de la mission qui lui incombe. Vos collaborateurs n’en seront que plus dynamisés, et votre équipe renforcée. De plus, cela les motivera à poursuivre plus sereinement.

La gestion de projet est aujourd’hui facilitée par des outils digitaux comme Monday ou Asana, que nous utilisons chez Wity, qui viennent simplifier les missions des chefs de projet. La planification, l’organisation et la distribution des tâches sont optimisés, le suivi en temps réel et le travail en équipe sont maximisés…