Depuis le premier confinement en mars dernier, le télétravail a bouleversé le quotidien de beaucoup d’entre nous. Passage en revue des outils dont il est devenu (quasi) impossible de se passer.
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SOMMAIRE
Zoom, pour les réunions à distance, en télétravail
Outil de visioconférence avec messagerie intégrée, Zoom s’est imposé au rang des outils nécessaires dès le début de la crise – et a même été téléchargé par plus de 600.000 personnes le dimanche 15 mars 2020, selon un article du New York Times paru quelques jours plus tard.
Un succès fulgurant, qui s’explique notamment par le fait que l’application propose 40 premières minutes d’appel gratuites… Mais aussi par la facilité avec laquelle elle permet de réunir virtuellement des personnes ‘autour de soi’, que l’on soit manager d’une équipe de 10 personnes, prof de yoga ou attaché de presse.
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Whereby, pour les réunions accessibles à tous
La différence de Whereby par rapport aux autres outils de visioconférence : pour participer à une réunion, pas besoin de télécharger d’appli ni d’avoir de compte, il suffit de cliquer sur le lien unique envoyé par l’organisateur de la réunion… Et c’est parti !
Très pratique quand vous n’utilisez pas les mêmes outils que vos interlocuteurs, ce qui arrive – il faut bien le dire, en cette période où les nouveaux outils fleurissent – assez souvent.
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Slack, pour collaborer plus facilement en télétravail
S’il n’avait pas attendu la crise du Covid pour faire partie des pépites bien connues en matière de travail collaboratif, Slack est devenu un véritable must-have pour les équipes. Pour faire (très) simple, on pourrait le définir comme une messagerie d’entreprise.
Des canaux de discussion sont créés pour chaque équipe/sujet avec la possibilité de partager des documents ou des to-do. Objectif ? Limiter les échanges de mail, fluidifier les conversations, et augmenter la productivité des organisations… Et si l’on n’utilise pas le chat pour s’envoyer des gifs de chat, ça marche vraiment.
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Trello, pour la gestion de projet
Quand on y regarde de plus près, Trello n’est ni plus ni moins que l’équivalent d’un tableur Excel Mais sous une forme beaucoup plus intuitive. Conçu selon les principes de la méthode agile et de Kanban, c’est un outil très efficace pour visualiser l’avancement d’un projet.
Le principe ? Un tableau par projet, qui se compose d’autant de colonnes que nécessaire, dans lesquelles on ajoute des cartes correspondant à des membres de l’équipe, à tâches en cours, à effectuer ou terminées, ou encore à un rétroplanning. Un moyen pour les membres d’une équipe de se tenir en informés, en temps réel, de leur avancement.
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Monday, également pour la gestion de projet
Autre outil de gestion de projet, Monday permet également de faciliter la gestion de projet. To-do, partage de fichier, rétroplanning… Dans les faits, les fonctionnalités des deux outils sont assez similaires.
Certes, leur ergonomie est différente – là où le premier fonctionne sous forme de tableaux à colonnes (voir-ci-dessus), le second est organisé en boards, au sein desquels on crée des items –, mais rien de très frappant ne le différencie visuellement parlant. Ce qui fait vraiment la différence, ce sont les possibilités en matière d’automatisation de Monday, et le fait qu’il soit également doté d’une dimension sales assez marquée, et très pratique.
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Calendly, pour planifier ses réunions
Logiciel de planification automatisée, Calendly propose à ses utilisateurs de caler leurs réunions sans passer par la case « interminables échanges de mails ». Un bon outil, donc, pour tous ceux qui souhaitent accroître leur productivité.
Car on le sait bien : échanger pour trouver une date et une heure qui conviennent à tous les participants d’une réunion est une tâche à faible valeur ajoutée, mais qui prend tout de même un temps fou… D’autant plus quand on travaille chez soi, et que par conséquent il y a peu de chance que l’on croise son collègue dans l’ascenseur en descendant à la pause café.
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TeuxDeux, pour se faire de belles to-do de télétravail
On l’aime pour son petit nom un peu rigolo, mais pas que… L’application TeuxDeux est la preuve que ce sont parfois les outils les plus simples qui sont les plus efficaces : permettant de faire des listes, elle se présente purement et simplement comme une to-do papier.
Pour ajouter un tâche, il suffit de placer son curseur dans la colonne correspondant au jour souhaité et de saisir cette tâche. On peut ensuite placer les missions de sa journée dans l’ordre de son choix grâce au glisser-déposer, et les supprimer d’un clic une fois qu’elles sont accomplies. Simplissime, et vraiment utile quand on est seul chez soi, en télétravail, et qu’il faut se motiver à avancer.
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Miro, pour brainstormer et stimuler la créativité
Ce qui peut faire défaut au cours de périodes de télétravail, ce sont les temps d’intelligence collective. Certes, Zoom permet d’organiser des réunions à plusieurs, mais rien ne remplace finalement le bon vieux tableau Weleda où chacun est libre d’écrire ses idées.
Pour pallier ce manque il y a Miro, outil de brainstorming collaboratif. Concrètement, il s’agit d’un grand tableau blanc – il existe également des templates prêts à l’usage – sur lequel les participants peuvent coller des post-ifs virtuels, télécharger des photos, etc. Le petit plus ? Miro intègre d’autres outils comme Google Suite, Slack, Dropbox, Microsoft Teams ou encore Sketch.
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WeTransfer, pour les pièces jointes trop lourdes
Vous le connaissez sûrement déjà, mais WeTransfer fait partie des indispensables pour tout télétravailleur qui se respecte. Vous avez sûrement déjà vécu une situation du genre : la pièce jointe que l’on ne peut pas envoyer parce qu’elle est trop lourde, ou la quantité de documents trop importante pour être adressée dans un seul et seul et même mail…
Le genre de situations dont on se passerait volontiers tant elles peuvent être chronophages. Gagnez du temps : passez par WeTransfer, vous aurez en plus l’assurance que tout ce que vous avez envoyé est arrivé à destination.
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Google Doc, pour co-rédiger
Vous devez rédiger un projet en collaboration avec des collègues qui se trouvent à distance ? Google Doc, la suite bureautique de Google, sera votre meilleur atout. Entre l’enregistrement automatique des modifications, le fait de pouvoir collaborer à plusieurs sur le même document… Toutes les conditions sont réunies pour en faire un très bon outil au service du télétravail.
Vous avez les clefs… À vous de jouer ! Et si vous cherchez un outil au service de votre comptabilité, n’hésitez pas à contacter l’un de nos experts Wity.
