Avec deux périodes successives de confinement, l’année 2020 aura été très particulière en matière d’organisation du travail en entreprise… Et notamment, en raison de l’augmentation importante du recours au télétravail. Afin d’en tirer les bons enseignements et parce que l’on risque de collaborer de plus en plus à distance à l’avenir, découvrez nos 5 conseils pour bien manager vos équipes à distance.

Faites confiance à vos collaborateurs

S’il devait y avoir un seul conseil à donner, ce serait celui-ci : faites confiance à vos collaborateurs ! La confiance, c’est la clef. Un manager qui passe son temps à solliciter les membres de son équipe pour savoir où ils en sont, c’est un manager qui perd du temps lui-même… Mais qui fait également perdre du temps à ses collaborateurs !

Effectivement, on sait combien de trop multiples interactions – emails, appels téléphoniques, échanges via les outils collaboratifs… et la liste est encore longue – peuvent nuire à la productivité. Morale de l’histoire : limitez ces interactions, ne demandez surtout pas à être en copie de tous les échanges de mails, bref laissez vos collaborateurs travailler. Si votre organisation tournait lorsqu’ils étaient en présentiel, elle continuera de tourner alors qu’ils sont en télétravail.

D’ailleurs en plus d’être dérangés, ils auront la désagréable impression que vous ne leur faites pas confiance… Ce qui ne les motivera pas à remplir leurs missions correctement et rompra le lien de confiance qui fait de votre équipe une équipe efficace et engagée.

Utilisez les bons outils pour travailler efficacement

C’est un point qui fait vraiment la différence : les outils. Certes, nous vivons dans un monde ultra-connecté, au sein duquel il est toujours possible de communiquer, même en étant à distance les uns des autres.

Néanmoins, manager votre équipe et envoyer des photos du petit dernier à votre famille ne nécessitent pas les mêmes outils ! Pour une gestion d’équipe optimale, mieux vaut vous – et votre équipe – doter d’outils collaboratifs conçus pour une utilisation professionnelle. Parmi eux, on compte notamment les outils de communication que sont :

• Slack, efficace pour améliorer la productivité d’une team ;
• Zoom, le géant américain de la visioconférence ;
• Google Meet, le service de visioconférence de Google ;
• Teams, sa version Microsoft qui se présente sous la forme d’une plateforme collaborative ;
• Livestorm, le logiciel français à la fois simple et puissant ;
• GoToMeeting, une solution payante qui existe depuis de nombreuses années ;
• le traditionnel Skype, le plus connu de tous.

Si vous avez du mal à faire votre choix, il existe de nombreux comparatifs tels que celui proposé par Tool Advisor, qui recensent les différentes caractéristiques et fonctionnalités de chacun des outils. N’hésitez pas à y jeter un coup d’oeil afin de vous faire un avis !

Quant aux outils de gestion de projet, ils sont eux aussi légion. On pense notamment à :

• Asana, qui permet de désigner des responsables pour chacune des tâches assignées ;
• Bubble Plan, le logiciel SaaS de gestion de tâches français, qui propose une version gratuite  ;
• Trello, qui propose aux équipes d’organiser leurs projets sous forme de tableaux, listes et cartes ;
• Zoho Project, qui affiche notamment le suivi des tâches sous forme de diagrammes de Gantt ;
• Todoist, la gestion de tâches simplifiée au maximum ;
• Beesbusy, idéal pour qui souhaite avoir un regard global sur l’avancement des projets ;
• ou encore Bitrix24, également CRM et déjà utilisé par de nombreuses entreprises.

Idem : si vous avez du mal à faire votre choix, n’hésitez pas à consulter un comparatif de logiciels de gestion de projet, tel que celui mis en ligne par Appvizer qui recense les + et les – de 9 outils différents. Très instructif pour déterminer celui qui correspond le mieux aux besoins de son équipe.

Fixez des objectifs clairs pour donner de la visibilité

Grâce aux différents outils cités ci-dessus, vous allez pouvoir établir un calendrier, avec des échéances pour chacune des tâches demandées. L’important, c’est que vos collaborateurs aient une idée précise de ce qu’ils ont à faire, de manière à pouvoir travailler en autonomie.

Pour mobiliser les troupes, fixez des deadline en accord avec ceux qui sont amenés à les respecter afin d’engager ces derniers, de bien prendre en compte leur charge de travail et de ne pas les infantiliser. Parlez-leur des objectifs à long terme, et décomposez-les avec eux en sous-objectifs plus facilement atteignables. Cela leur leur donnera une meilleure visibilité sur leur plan de charge.

Soyez disponible, flexible et bienveillant

Durant les périodes pendant lesquelles vous travaillez – et seulement pendant ces périodes, ce n’est pas parce que vous êtes manager et en télétravail que vous devez être disponible en toutes circonstances –, mettez un point d’honneur à être disponible.

Quand un collaborateur a un doute et que toute l’équipe est en présentiel, il n’a généralement pas de scrupule à passer une tête dans votre bureau ou celui d’un de ses collègues pour poser la question qui le taraude. S’il s’agit d’une mauvaise habitude qui perturbe la concentration, c’est aussi un geste de spontanéité qui peut venir à manquer lorsqu’on travaille à distance…

Pour éviter que vos collaborateurs se tracassent avec des interrogations qu’ils n’auraient pas osé exprimer, faites-leur savoir que vous êtes disponibles, organisez des points téléphoniques  réguliers  et répétez aux membres de votre équipe que vous êtes là pour répondre à toutes leurs questions, même les fameuses « questions bêtes » – qui, soit dit en passant, sont rarement bêtes.

Par ailleurs, faites aussi preuve de compréhension quand ils vous font part d’une situation compliquée à la maison : en télétravail, la frontière entre vie privée et vie professionnelle est plus mince, et jongler entre l’une et l’autre peut être un vrai défi. Votre rôle n’est pas d’ajouter du stress à une situation qui en provoque déjà, mais d’apaiser les esprits et de chercher des solutions, par exemple en autorisant vos salariés à travailler à des horaires différents de ceux habituels, auxquels ils sont plus concentrés et disponibles.

Fédérez votre équipe et célébrez les succès

Ce qui manque cruellement en télétravail, ce sont bien évidemment les moments de convivialité. S’ils peuvent paraître accessoires, ils sont au contraire absolument nécessaires : c’est pendant ces temps d’échange d’une nature différente de celle du temps de travail que naît la cohésion d’équipe, et que vos différents collaborateurs tissent de précieux liens.

N’hésitez pas, par exemple, à organiser des apéros virtuels en envoyant des box apéro ou en proposant des activités ludiques. Parmi les party games (jeux multijoueurs) très en vogue en ce moment, on compte notamment Among Us, aussi bien utilisé par les particuliers que par certaines entreprises pour leur team building. Le but, c’est que vos collaborateurs continuent de faire équipe, et qu’ils demeurent engagés au sein de l’entreprise et des projets auxquels ils collaborent… N’oubliez pas de célébrer la réussite de vos projets !

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